文：张惟越
一个共管公寓，最怕的是什么？
是电梯坏了？泳池漏水？管理费收不上来？还是管理委员会里面天天吵架？
这些当然都是问题。
但笔者做了这么多年物业管理，越来越觉得，一个共管楼宇真正危险的时候，并不是某一台机器坏掉，而是整个管理机制开始败坏。
机器坏了，可以维修；水泵坏了，可以更换；电梯坏了，可以找承包商。
但是，当一个管理机构的财务制度、委员会组成、审批程序和问责机制一起出现问题时，坏掉的就不再是一件设备，而是整个楼宇的治理体系（Strata Governance）。
最近发生在雪兰莪州Saujana Utama的一宗共管管理事件，就很值得所有JMB、MC委员和物业管理人认真看看。
根据媒体报道，Kuala Selangor Municipal Council（MPKS）的Commissioner of Buildings（COB）联合有关执法单位，对当地一个共管住宅计划展开调查。
事件其中一个焦点，是约17万8000令吉维修相关资金被怀疑存在不当使用的问题。
不过，这里必须先说清楚：现阶段是调查，不是定罪。
“Suspected misappropriation”和“已经证明有人挪用公款”，是两回事。在事实尚未经过完整调查和司法程序确认之前，我们不应该先替任何人定罪。
但对笔者而言，这宗事件真正值得讨论的，反而不只是这17万8000令吉。
因为继续看下去，你会发现另一个更加严重的问题：
管理委员会已经差不多没人了。
九个人组成的委员会，只剩两个人
根据MPKS公布的资料，该管理机构在第10届年度大会（AGM）中，原本选出了9名Management Committee委员。
9个人，看起来很正常。
但是后来，其中4人被指已经不再符合《2013年分层管理法令》（Strata Management Act 2013，Act 757）Second Schedule Paragraph 2所规定的委员资格，加上另外3名委员辞职。
简单算一下：
9－4－3＝2
最后，活跃的委员只剩下两人。
问题来了。
很多公寓可能会说：
“两个就两个咯，继续做先啦。”
事情没有那么简单。
根据Act 757的管理架构，Management Committee并不是几个热心业主坐在咖啡店里讨论事情那么简单。
它是管理机构依法产生的执行结构。
当委员会人数跌破法定最低要求，问题已经从：
“委员不够人。”
升级成为：
“这个管理机构还能不能依法正常运作？”
这就是Governance Risk。
AGM选上，不代表永远有资格
这一点也是很多JMB和MC容易忽略的。
有些人认为：
“我是AGM投票选出来的，当然可以一直做委员。”
答案其实是不一定。
Elected，不等于永远Eligible。
Act 757的Second Schedule Paragraph 2，对Management Committee委员资格设有相关规定。
换句话说，AGM把你选出来，只代表你在那个时间点通过选举进入委员会，并不代表之后发生任何事情，你都自动拥有委员资格直到下一届AGM。
所以，一个专业的管理机构，其实应该建立一个非常简单，却非常重要的机制：
Committee Eligibility Review。
不要一年只检查一次。
委员资格应该定期确认，尤其在委员出现拖欠、单位产权变化、辞职或其他可能影响资格的情况下，管理处必须及时核对。
因为一个委员会最危险的，不是少一个人，而是：
大家以为他还是委员，实际上他的资格已经出现问题。
结果他继续参与会议、投票、审批，甚至参与财务决策。
到最后有人挑战相关决定时，问题才一次过爆出来。
这就是为什么笔者一直强调：
物业管理不是“有人做事”就可以，而是“合规合法的人，按照正确程序做事”。
第二个问题：钱不是委员的钱
接下来，我们谈最敏感的东西——钱。
KPKT公布的Strata Management Handbook，也明确列出JMB及MC在财务管理方面的基本责任，包括设立Maintenance Account及Sinking Fund Account、维护及审计账目，以及管理Charges和Sinking Fund。
这背后有一个非常重要的物业管理观念：
管理机构的钱，不是委员的私钱，是公款。
委员只是受托管理。
Management Committee不是公司的老板。
Chairman不是公寓老板。
Treasurer也不是Finance Director，不是想怎样花就怎样花。
这些资金来自几百户甚至几千户Parcel Owners／Proprietors共同缴纳。
所以每一笔钱，都必须回答几个非常简单的问题：
为什么花？谁批准？批准什么？付给谁？买了什么？工程有没有完成？有没有留下文件？
如果这些问题答不出来，财务风险就开始出现了。
不要只看银行还有多少钱
笔者提醒业主，记得看财务，不只是看Bank Balance。
很多委员接手新一届委员会，第一句话就是：
“银行还有多少钱？”
银行存款当然要看。
但真正专业的物业管理，绝对不能只看Bank Balance。
假设银行里面还有50万令吉，并不代表这个管理机构财务健康。
可能里面有：
- 20万令吉属于Sinking Fund（储备基金）；
- 10万令吉已经承诺用于电梯维修；
- 8万令吉是尚未支付的供应商发票；
- 5万令吉属于保险续保预算。
真正能够自由运用的现金，可能已经所剩无几。
所以笔者一直强调一个词：
Audit Trail。
一笔正常的物业管理支出，应该可以一路倒查：
Committee Resolution
↓
Quotation / Tender
↓
Evaluation
↓
Purchase Order
↓
Work Order
↓
Delivery Order / Service Report
↓
Invoice
↓
Payment Voucher
↓
Bank Transaction
↓
实际完成的工程
如果银行账单显示有3万令吉已经支出，但是你找不到报价单、找不到采购订单、找不到发票、找不到委员会决议，甚至现场也不知道到底做了什么工程。
这个时候，问题就不是一句：
“以前的委员批准的啦。”
就可以解决。
文件在哪里？
谁批准？
什么会议？
哪一天？
哪一个Resolution？
笔者接Project Sakit交接时，最怕听见的一句话就是：
“以前都是这样做的啦。”
因为“以前这样做”，从来不代表“这样做就是对的”。
KPKT其实已经提醒：采购必须透明
很多人以为Act 757只是规定AGM、收管理费、追欠款。
其实，治理远远不止这些。
KPKT甚至已经发布《Garis Panduan Kaedah Perolehan Pihak Pengurusan Bangunan Berstrata》，也就是共管建筑管理机构采购管理指南。
KPKT在指南中直接指出，其目的包括提高分层管理采购效率和透明度、降低舞弊及不当行为风险，并确保Maintenance Charges及Sinking Fund能够更有效率地使用。
为什么政府连Quotation、采购、Tender这些事情都要不断提醒？
答案很简单。
因为一个管理机构里面，最大的风险之一就是：
钱从哪里进来很容易看到，钱为什么出去，却未必人人看得明白。
所以，好的财务治理不应该依靠：
“我相信主席。”
“我认识Treasurer很多年。”
“这个Contractor是我们熟人。”
真正保护委员的方法，反而是：
制度保护人。
Quotation制度保护委员。
Committee Resolution保护委员。
Payment Voucher保护委员。
Bank Reconciliation保护委员。
Audit Trail更加保护委员。
因为几年后有人问：
“为什么当年花了8万令吉？”
你不需要靠记忆解释。
只要打开文件。
答案就在里面。
当委员会失能，COB不是只能看着
Saujana Utama事件另外一个非常值得行业注意的地方，就是COB的角色。
很多业主对COB的理解是：
有问题，向COB投诉。
管理处不理我，向COB投诉。
JMB跟我吵架，向COB投诉。
久而久之，大家很自然把COB想象成一个“公寓投诉专属部门”。
其实不是。
Act 757赋予Commissioner相当重要的监管和介入功能。
在这宗事件中，当委员会最终只剩两名成员，MPKS表示已依据Section 86委任Managing Agent，以确保有关分层计划的administration、management及maintenance能够继续运作，直到下一次AGM及新的Management Committee组成。
这背后的意义非常大。
因为这说明：
Strata自治不是无限自治。
法律让业主组成JMB／MC。
法律让业主选委员。
法律也给予管理机构管理Common Property和共同资金的权力。
但是，当这个自治机制已经无法正常运作时，法律同时也准备了介入机制。
这就是Section 86值得我们理解的地方。
Section 125又告诉我们什么？
根据KPKT对Strata Management Tribunal的官方说明，Act 757 Section 125涉及Commissioner对于该法令下罪行的调查权限；涉及刑事罪行的调查及最终刑事责任，并不是由Strata Tribunal自行定罪处理。
所以，我们也必须分清楚三件事情：
第一，管理纠纷，不一定等于违法。
第二，违反Act 757，也不一定等于贪污。
第三，怀疑资金被不当使用，更不等于相关人士已经犯罪。
调查就是调查。
证据就是证据。
最终责任必须根据事实和法律判断。
这一点，对于物业管理人尤其重要。
我们不能因为Facebook已经骂翻天，就跟着网络舆论先判刑。
专业管理讲究的是：
Document、Evidence、Procedure、Law。
文件、证据、程序、法律。
而不是谁声音比较大。
从17万8000令吉看到的，其实是一条“失能链”
如果把这宗事件拉远一点看，笔者认为最值得物业管理行业研究的，并不是17万8000令吉这个数字。
而是一条可能出现的：
Strata Governance Failure Chain。
它通常不是一天发生的，而是一层一层恶化。
第一层：制度开始松动
会议不完整、文件不齐、审批随意。
↓
第二层：财务透明度下降
Quotation、PO、Payment Voucher、Bank Reconciliation开始出现缺口。
↓
第三层：委员会内部失去信任
委员互相怀疑、争吵、辞职。
↓
第四层：委员资格和人数出现问题
委员会越来越少人，甚至跌破正常治理所需结构。
↓
第五层：管理机构失能
日常维修、付款、采购、决策开始受到影响。
↓
第六层：业主投诉、监管单位介入
↓
第七层：COB调查甚至委任Managing Agent。
到了这个阶段，已经不是：
“我们公寓最近管理得不好。”
而是：
Governance Failure。
好的物业管理，不是等COB来救
所以，这宗事件真正给所有JMB、MC和物业管理人的提醒是什么？
笔者认为只有一句：
不要等管理失控以后，才开始谈治理。
一个健康的共管楼宇，至少应该建立几道基本防线：
第一，委员资格定期检查。
第二，Maintenance Account与Sinking Fund清楚管理。
第三，重大采购必须留下完整审批记录。
第四，银行付款建立Dual Control，而不是一个人说了算。
第五，每月进行Bank Reconciliation及Management Account。
第六，Committee Meeting的Resolution必须清楚。
第七，Quotation、PO、Invoice、Payment Voucher形成完整Audit Trail。
第八，每年依法完成Audit及AGM。
这些东西听起来很麻烦。
但笔者经常说：
管理制度不是为了增加工作，而是为了减少未来的问题。
今天少做一张Payment Voucher，看起来只是省了几分钟。
三年以后找不到证据，可能要花三个月解释。
今天Committee Meeting懒得把Resolution写清楚，看起来没什么。
几年以后发生争议，大家各自说：
“我记得当时不是这样。”
到那个时候，你才会明白：
物业管理最贵的，从来不是做制度。
最贵的是没有制度以后，大家一起收拾残局。
管理公寓，其实是在管理信任
笔者一直认为，物业管理最终管理的并不是Building，而是Trust。
业主每个月把Maintenance Charges交进来，是一种信任。
把Sinking Fund交给管理机构，是一种信任。
AGM把票投给委员，也是一种信任。
而信任不能只靠一句：
“相信我们啦。”
真正能够长期维持信任的，是：
透明Transparency＋问责Accountability＋记录Audit Trail＋制度System。
这也是Act 757真正值得我们学习的地方。
谨记，法律并不是等到大家打架以后才拿出来翻。
好的物业管理，应该在没有发生事情的时候，就把法律变成每天的SOP。
Saujana Utama事件最后会如何发展，仍然应该交给调查和法律程序决定。
我们不应该预先替任何人定罪。
但是作为物业管理行业，我们完全可以提前吸取教训。
因为一个公寓走到COB必须介入，通常不会是某一天突然坏掉。
它往往已经出现很多小小的警讯：
文件开始找不到。
账目开始解释不清。
委员开始离开。
会议开始失效。
决定开始没人负责。
最后大家才突然发现：
原来不是电梯坏了，而是整个管理系统坏了。
而物业管理真正的专业，不是等系统坏了以后才成为救火队，而是在它还没有坏之前，就建立一套让它：
不容易坏、坏了看得见、出了问题查得到、有人离开也能够继续运作的制度。
这，才叫管理。
也是笔者一直坚持的：
把复杂的管理，变成简单、可以执行的制度。
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